Le compte personnel de formation (CPF), créé en 2015, est un droit. Il permet à tous les travailleurs de se former en toute liberté, quand ils le souhaitent. Les salariés peuvent donc utiliser le CPF pour se former pendant ou en dehors de leur temps de travail. Lorsque les heures de la formation coïncident avec les heures de travail, est-il obligatoire de demander l’accord de l’employeur ? Comment demander une autorisation d’absence ?
A t-on besoin d’accord pour utiliser le CPF ?
Même si le CPF permet une formation gratuite, la loi exige quelques fois l’obtention de son autorisation au préalable. Si vous êtes salarié et vous envisagez de suivre une formation à des heures de travail, vous allez dans ce cas informer votre employeur et lui demander la permission.
Pour ce faire, vous devez respecter des limites. Pour une formation de 6 mois, vous devez solliciter la permission dans un délai de 60 jours avant le début de la formation. S’il s’agit d’une formation de plus de 6 mois, vous avez un délai de 120 jours. L’employeur a ensuite 30 jours pour répondre.
L’employeur acceptera la demande après ce délai. S’il l’a refusée, l’employé a la possibilité de discuter des raisons du refus avec son employeur. Ensemble, ils peuvent alors trouver un accord sur la formation à suivre et/ou le calendrier à respecter. Généralement, vous allez formuler votre demande par lettre et l’envoyer, avec votre dossier, par courrier postal avec accusé de réception.
Chaque principe a cependant ses exceptions. Concrètement, quelle est la situation ?
SITUATION 1 : Formation en dehors des temps de travail
Lorsque votre formation est en dehors de vos heures de travail, vous n’avez aucune demande à effectuer auprès de votre employeur. En revanche, vous ne recevrez aucune allocation de formation. Vous devrez alors vous adresser à l’OPCA (organisme paritaire de recouvrement agréé) dont dépend votre entreprise.
SITUATION 2 : Formation pendant le temps de travail
PRINCIPE : Obtenir l’autorisation de son employeur
En tant que travailleur dans une entreprise, vous pouvez avoir un crédit d’heure nécessaire pour vous former. Une autorisation de votre employeur est donc obligatoire notamment sur le contenu et la durée de la formation. Votre employeur dispose d’un mois pour vous répondre. Au-delà de ce délai, l’employeur acceptera votre demande d’autorisation.
Mais que faire si votre employeur rejette votre demande de formation auprès du CPF pendant cette période ? Vous aurez à tout moment la possibilité de discuter avec lui pour ainsi trouver un terrain d’entendre sur le contenu et la durée de la formation. Toutefois, en cas de refus répétés, l’OPCA prendra le relais et privilégiera l’examen de votre dossier. Vous bénéficierez alors du soutien financier d’un congé individuel de formation. Vous pouvez en savoir plus sur la fiche pratique sur le congé individuel de formation.
EXCEPTION : Cas où la demande d’autorisation n’est pas nécessaire
En principe, pour que vous puissiez bénéficier d’une formation pendant votre temps de travail, un accord de votre employeur est obligatoire. La loi prévoit toute de même des cas qui vous dispensent de cette obligation.
Première exception : Un accord de votre employeur n’est pas nécessaire lorsque votre formation est prévue dans un accord d’entreprise.
Deuxième exception : C’est lorsque la formation demandée concerne l’accompagnement de la validation des acquis de l’expérience. Vous n’avez pas besoin de l’accord de votre employeur qui ne peut donc pas s’y opposer.
Troisième exception : C’est lorsque votre demande concerne une formation permettant d’acquérir le bagage de connaissances et de compétences défini par décret. C’est aussi lorsqu’elle concerne une formation permettant la validation des acquis de l’expérience. Dans ces deux derniers cas, vous n’avez pas non plus besoin d’obtenir d’autorisation pour utiliser votre CPF.
Refus du CPF : Le salarié a-t-il la possibilité de l’accepter ?
Peut-être que vous souhaitez mettre en œuvre vos droits acquis dans le cadre du CPF et en faire la demande. Si l’employeur rejette plusieurs fois votre demande, doit-il motiver son refus ? Jusqu’à présent, il n’y a pas de base juridique pour cela et aucune sanction n’est a priori applicable.
Cependant, les refus cumulés peuvent créer un sentiment de frustration et une baisse significative de la motivation. Il est important de noter que malgré les refus de votre employeur, votre crédit d’heures continue d’augmenter. Vous ne perdez donc pas votre droit !
Il est aussi possible de faire coïncider une formation avec son emploi du temps personnel et d’utiliser ainsi ses heures de CPF en dehors du travail. C’est une solution souvent appréciée lorsque vous souhaitez vous recycler sans avoir à rendre de compte à votre employeur. Toutefois, il faut reconnaître que cette utilisation discrète des heures de CPF n’est pas la plus simple, même si vous n’avez pas à convaincre qui que ce soit de la valeur de la formation.
Comment utiliser le compte CPF ?
Logiquement avant d’utiliser un compte CPF, il faut d’abord en posséder. D’ailleurs, c’est très simple d’en créer. Si vous ne savez pas comment cela fonctionne, alors il vous suffira de suivre les instructions ci-dessous.
Créer votre compte CPF
La création d’un compte CPF nécessite des étapes à suivre. Par conséquent, vous devez suivre les différentes étapes suivantes;
- allez sur le site moncompte.gouv.fr ;
- cliquez sur le bouton en haut à droite « Login » ;
- cliquez sur « Créer un compte ».
- remplissez le formulaire
- entrez votre numéro de sécurité sociale ;
- indiquez vos nom et prénom tels qu’ils figurent sur votre carte vitale (saisissez les 13 caractères alphanumériques et la clé à 2 chiffres inscrits sur votre carte vitale) ;
- entrez vos numéros de téléphone (sans espaces) ;
- saisissez votre adresse électronique ;
- créez votre mot de passe et cliquez sur l’image appropriée (contrôle de sécurité) ;
- confirmez les conditions d’utilisation, puis cliquez sur « Créer mon compte.
Une fois cette étape terminée, vous recevrez un e-mail à l’adresse électronique indiquée, confirmant l’activation de votre compte. Pour vous déconnecter de votre compte, cliquez sur « Déconnexion » pour quitter le site « Mon compte de formation ».
Choisir sa formation
Le choix de la bonne formation CPF est crucial pour la réussite de votre projet. Afin de tirer profit de votre compte personnel de formation, voici nos conseils pour optimiser votre recherche de formation.
Comment choisir sa formation CPF ?
Si vous connaissez déjà la formation que vous souhaitez suivre :
- rendez-vous sur moncompteformation.gouv.fr ;
- appuyez sur « Rechercher une formation » ;
- tapez un mot-clé relatif à cette formation et/ou votre code postal. Vous constaterez qu’il est aussi possible de choisir une formation « En centre de formation », « Formation à distance », ou les deux.
- ensuite, cliquez sur « Trouver ».
- Lorsque la liste des cours disponibles est affichée, vous pouvez approfondir Votre recherche. Vous pouvez alors filtrer par prix, date de disponibilité, durée du cours …
Pour en savoir plus sur une formation, vous avez deux choix. Vous pouvez consulter les conditions d’inscription, les heures de formation, le lieu, le prix en cliquant sur ladite formation. Il est aussi possible de contacter directement l’organisme de formation. Leurs coordonnées sont disponibles en bas de page. Pour enregistrer vos cours préférés, cliquez sur la petite étoile qui se trouve à droite de votre recherche ou dans le fichier de cours sur « Ajouter aux favoris ». Lorsqu’aucune formation ne correspond à vos besoins dans le catalogue, vous pouvez contacter directement l’organisme pour qu’il y ajoute la formation souhaitée.
Comment s’inscrire à une formation ?
S’inscrire à une formation au titre du CPF est très simple à réaliser. Il vous suffit de suivre les instructions suivantes :
- accédez à votre compte
- cherchez un cours de formation
- choisissez la formation que vous souhaitez faire, puis cliquez sur « Créer mon dossier d’inscription ».
- Remplissez ou changez les informations qui vous concernent. En cas d’insuffisance de credit, vous recevrez automatiquement une alerte.
- Cliquez enfin sur « Envoyer mon dossier » et attendez la réponse de l’organisme de formation.
Que faire une fois que votre dossier a été envoyé ?
Vous avez la possibilité de suivre l’évolution de votre dossier et son financement sur votre espace personnel dans : « Mes dossiers de formation ». L’organisme de formation dispose de 2 jours ouvrables pour répondre à votre demande. Passé ce délai, votre dossier est considéré comme annulé. Vous pouvez donc le supprimer de votre espace personnel dans « Mes dossiers de formation ».
Si l’organisme a besoin de plus d’informations de votre part, il doit toujours accuser réception de votre demande dans les 2 jours. Il dispose ensuite de 30 jours ouvrables pour vous répondre et valider ces procédures. Nous avons toujours deux configurations, soit votre dossier est accepté, soit il est rejeté. Dans ce dernier cas, Nous vous invitons à contacter l’organisation pour comprendre les raisons de ce refus. Lorsque l’organisme accepte votre demande, vous avez 4 jours ouvrables pour finaliser cet enregistrement et donc votre financement. Pour ce faire, consultez votre dossier sur votre compte dans « Mes dossiers de formation » puis cliquez sur « Valider ».
BON À SAVOIR : vous devez donner votre accord pour utiliser vos frais de formation. Ensuite, vous pouvez valider le solde à payer. Si vos frais de formation sont insuffisants pour votre inscription, vous pouvez payer le solde par carte de crédit en une seule fois.
L’alimentation d’un compte CPF
Depuis le 1er janvier 2019, chaque salarié sauf les fonctionnaires dispose d’un Compte personnel de formation (CPF) crédité en euros.
Utiliser le CPF : Convertir ses heures en Euros
Les heures acquises dans le cadre du CPF et du DIF sont converties en euros. Ces heures sont converties au taux de 15 euros par heure. Le crédit en euros est automatiquement enregistré au cours du premier trimestre suivant l’année d’acquisition. Par exemple, pour un salarié, le crédit en euros s’enregistrera au cours du premier semestre 2020, au titre de l’activité salariée exercée en 2019.
Ces droits vous sont propres tout au long de votre vie professionnelle et ne sont pas transférables. Il n’est donc pas possible, par exemple, de transférer des crédits CPF à votre enfant. Le titulaire du compte est susceptible de pouvoir rembourser l’intégralité du montant engagé en cas de fausse déclaration. Il peut même voir son compte radié dans le cadre de cette pratique non autorisée par la loi.
Utiliser le CPF : Conversion des heures, le cas des salariés
Depuis 2020, les salariés ayant effectué une durée de travail supérieure à la moitié de la durée légale sur l’ensemble de l’année 2019 ont acquis 500 euros. Le montant annuel du crédit CPF est majoré à 800 euros, pour les travailleurs peu ou pas qualifiés. Il en est de même pour ceux qui n’auraient pas atteint un niveau de formation sanctionné par un diplôme classé au niveau 3.
Utiliser le CPF : Conversion des heures, le cas des salariés à temps partiel
Les salariés à temps partiel, bénéficient des mêmes rythmes d’acquisition des droits que les salariés à temps plein. En effet, cette politique vise à renforcer l’accès à la formation et à l’employabilité de tous les citoyens. Elle prévoit aussi un système de proportionnalité pour ceux inférieur à 50 % du temps complet.
Les travailleurs indépendants
Le Compte personnel de formation (CPF) reçoit une alimentation de 500 euros par année de travail. On a tout de même un plafond de 5 000 euros au titre des activités professionnelles accomplies en 2019. En 2018, le compte était alimenté à hauteur de 360 euros au titre de 2018 (24 heures X 15 €). Lorsque le travailleur indépendant n’a pas travaillé au titre d’une année entière, ses droits CPF sont calculés en fonction du temps d’exercice. Pour bénéficier d’une alimentation de son compte, le travailleur indépendant doit mettre à jour le paiement du CPF.
Les fonctionnaires
Visitez le site de la Direction générale de l’administration et de la fonction publique (DGAFP).
Emplois saisonniers et les personnes à la recherche d’un emploi
Les salariés saisonniers peuvent bénéficier, en vertu d’un accord de l’employeur, de droits accrus sur leur CPF. La personne active bénéficiera des droits de formation acquis pendant l’activité. Ces droits permettront d’assurer ainsi, leur portabilité, même lorsque la personne change de statut. Que cette dernière soit ou non inscrite à Pôle emploi, le CPF reste valable.
Les personnes handicapées hébergées dans un établissement ou un service d’aide par le travail (ESAT)
La personne âgée d’au moins 16 ans admise à l’ESAT, ayant conclu un contrat de soutien et d’assistance par le travail bénéficie d’un CPF. Le montant annuel du crédit du Compte personnel de formation est alors à 800 euros par année d’admission.