Qu’est-ce que la plateforme KAIROS de pôle emploi ?

À l’ère du numérique, le service public de l’emploi en France se met au pas. Le pôle emploi met en place une politique d’innovation afin d’accompagner efficacement les personnes qui sont à la recherche d’emploi, mais aussi les entreprises qui cherchent à recruter. Il s’agit de la plateforme KAIROS, une interface qui vise à faciliter la transmission des informations relatives aux parcours de formation des demandeurs d’emploi. Que faut-il savoir sur la plateforme KAIROS ? Dans cet article, nous allons parler de la plateforme, de son objectif et de la manière dont elle fonctionne.

Que faut-il savoir sur la plateforme KAIROS de Pôle emploi ?

Plateforme KAIROS - Tout ce qu'il faut savoir
Plateforme KAIROS – Tout ce qu’il faut savoir

Depuis 2014, les organismes de formation ont l’obligation de déclarer toute entrée en formation à Pôle emploi. Pour améliorer cette gestion administrative et faciliter la diffusion de ces informations qui doivent parvenir à Pôle Emploi, un outil a été mis en place : KAIROS. Il s’agit d’un portail qui a été conçu à l’intention des organismes de formation afin de faciliter les échanges d’informations sur le parcours de formation du demandeur d’emploi.

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Cette plateforme d’échange dématérialise la transmission d’informations sur le parcours du stagiaire qu’un organisme de formation a l’obligation d’envoyer à Pôle emploi. Elle remplace donc la transmission papier et rend plus fluides les échanges d’informations.

À qui profite la plateforme KAIROS de Pôle emploi ?

La plateforme KAIROS profite à l’organisme de formation enregistré auprès de pôle emploi ainsi qu’au demandeur d’emploi.

Les avantages pour l’organisme de formation

Référencé comme organisme de formation auprès du pôle emploi, un centre accroît la visibilité de ses offres de formation auprès des demandeurs d’emploi. En raison de son inscription, il va apparaître dans la liste de formations agréées disponibles. Par ailleurs, grâce à sa présence sur la plateforme KAIROS, un organisme de formation aura également plus de visibilité sur le taux d’occupation de ses sessions. Il peut ainsi accéder directement au nombre de personnes inscrites et au référent Pôle Emploi.

D’un autre côté, sur la plateforme KAIROS, un espace est réservé au centre de formation. Dans cet espace, le responsable d’organisme de formation peut y mettre toutes ses données et les consulter en temps voulu. Dans l’onglet réservé aux informations prestataires, il pourra saisir ses coordonnées. De même, il retrouvera dans le dossier consacré aux offres de services, toutes les sessions de formation qu’il met à la disposition des demandeurs d’emploi. Parallèlement, il pourra consulter toutes les informations sur les demandeurs d’emploi qui recherchent d’informations ou qui sont inscrits à ses formations.

Les avantages pour le demandeur d’emploi

Inscrit sur la plateforme KAIROS, un demandeur d’emploi pourra déposer sa demande de formation et s’inscrire lui-même à la formation de son choix. Il a accès à un large catalogue de formation, et pourra consulter le statut de sa demande.

Quelles sont les démarches à suivre par un organisme pour s’inscrire sur la plateforme KAIROS ?

Pour s’inscrire sur la plateforme KAIROS, un organisme a l’obligation de faire une demande auprès de Pôle Emploi qui doit valider son inscription. D’un autre côté, chaque fois qu’un organisme propose une nouvelle formation, il doit réaliser la procédure pour l’enregistrer. Par conséquent, plus un centre propose de programmes de formation, plus il aura à réaliser le procédé d’enregistrement pour référencer chaque module proposé. Toutefois, l’organisme en question n’a pas à refaire sa demande lorsqu’il y a un nouveau stagiaire. Ne s’agissant pas simplement d’une transmission de données, pour être référencé dans le catalogue qualité de pôle emploi, un organisme de formation doit faire ses preuves. En d’autres termes, il doit fournir sa preuve de certification.

Comment faire une demande d’adhésion à la plateforme KAIROS ?

Plateforme KAIROS - Les étapes pour faire une demande d'adhésion
Plateforme KAIROS – Les étapes pour faire une demande d’adhésion

La demande d’adhésion à la plateforme KAIROS est gratuite. Voici les démarches à suivre pour faire votre demande d’adhésion.

Créez votre compte

Pour créer votre compte, connectez-vous au site du pôle emploi. Ensuite, entrez votre numéro de SIRET et cliquez sur « Rechercher ». Vous devez renseigner tous les champs d’informations requis. Après cela, vous devez saisir une adresse email valide et créer un mot de passe. Pour une connexion ultérieure à la plateforme KAIROS, vous utilisez l’adresse email et le mot de passe que vous avez renseigné. Cette étape est nécessaire pour créer votre compte utilisateur. Vous pourrez alors vous connecter à l’application pour continuer à compléter votre dossier. Pour valider la création de votre compte, vous recevrez un mail à l’adresse que vous avez saisie.

Une fois que vous avez rempli tous les champs, il faut valider la création de votre profil en cliquant sur « Je crée mon compte ». À ce niveau, vous allez recevoir un message vous invitant à consulter votre boîte mail pour confirmer votre inscription.

Activez votre compte

Dès que vous recevez le mail, cliquez sur le lien de validation que vous avez reçu pour activer votre compte. Vous allez recevoir un message vous informant de l’activation effective de votre compte. Pour retourner sur votre fiche, il suffit de cliquer sur « Compléter les informations de mon organisme ».

Adhérez à la plateforme KAIROS

Pour faire votre demande d’adhésion, retournez sur votre compte, puis cliquez sur « Adhérer à Kairos ». Pour compléter votre profil, cliquez sur « Éditer ma fiche ». Ensuite, vous aurez à fournir des informations sur le signataire et le responsable gestionnaire de compte. Une fois que vous avez rempli le formulaire, il suffit de cliquer sur « Enregistrer ».

Pour confirmer votre demande, il est nécessaire de prendre connaissance des conditions générales d’utilisation. Lorsque vous les avez lues et acceptées, cochez la case correspondant. Après cela, cliquez sur « Je valide ma demande ». Dès lors que vous envoyez votre demande, vous allez attendre qu’elle soit traitée. Aussitôt votre demande acceptée par pôle emploi, le statut de son état d’avancement va automatiquement se mettre à jour sur votre espace. Le statut «  Accepté » sera donc visible. Dès la validation de votre demande d’adhésion à la plateforme KAIROS, pôle emploi adressera un mot de passe provisoire à votre Responsable Gestionnaire de compte dans les 3 jours ouvrés.

Quelles sont les obligations de Pôle emploi envers l’organisme de formation ?

Pôle emploi s’engage à fournir le mode d’emploi de la plateforme KAIROS à l’organisme de formation. D’autre part, il est tenu de rendre disponible l’accès public au portail emploi et de tenir les utilisateurs informés des éventuelles évolutions de la plateforme KAIROS. Toute modification doit être communiquée sur le portail partenaire.

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Dans le cas où il survient un dysfonctionnement, le pôle emploi doit publier des messages d’information occasionnels sur la page d’accueil du portail emploi pour que les utilisateurs puissent s’informer. Ces messages sont mis à jour quotidiennement jusqu’à ce que le service reprenne normalement. De même, en cas d’incident, le pôle emploi fournit un suivi et informe sur la durée prévue pour résoudre le dysfonctionnement jusqu’à ce que celui-ci soit résolu.

Quelles sont les obligations de l’organisme de formation envers Pôle emploi ?

L’organisme de formation a également des obligations vis-à-vis de pôle emploi. Il se doit d’indiquer avec précision les incidents, de même que leurs natures et conséquences. À part cela, il doit transmettre tous les éléments nécessaires qui permettront d’analyser et de traiter l’incident. Après quoi, il faut qu’il valide la résolution de celui-ci.

Quel est le mode d’emploi de la plateforme KAIROS ?

Pour utiliser la plateforme KAIROS après votre inscription, vous allez vous servir des codes d’accès que vous avez reçu après votre inscription. Pour ce faire, rendez-vous sur la plateforme et cliquez sur le logo « KAIROS ». Vous accéderez ainsi à l’interface sur laquelle vous pouvez établir le devis. Sur le site portail-emploi, vous pouvez contacter les conseillers KAIROS si vous avez d’éventuelles préoccupations. Ils pourront répondre à vos questions.

Comment utiliser son CPF quand on est inscrit au Pôle emploi ?

Plateforme KAIROS - Utiliser son CPF  avec Pôle Emploi
Plateforme KAIROS – Utiliser son CPF avec Pôle Emploi

En tant que demandeur d’emploi, vous avez la possibilité d’utiliser les heures acquises dans votre compte personnel de formation. Le CPF est le nouveau dispositif qui a remplacé le DIF (Droit Individuel à la Formation). Chaque année, votre compte est automatiquement alimenté proportionnellement au temps de travail que vous avez effectué. Vous pouvez cumuler 500 euros ou 800 euros par an que vous pouvez utiliser tout au long de votre vie professionnelle jusqu’à votre départ à la retraite. Depuis 2019, les comptes CPF sont alimentés en euros et non plus en heures de formation.

Pour connaître le montant de votre CPF et les utiliser, vous devez vous rendre sur le site Mon compte formation. Il s’agit de la plateforme dédiée au CPF. Grâce à cette dernière, vous pouvez connaître vos droits, vous inscrire à une formation, et éventuellement demander une participation par pôle emploi. Vous vous demandez peut-être si avec le CPF vous pouvez toujours demander le financement d’une formation par pôle emploi ? Oui, cela est possible.

Vous pouvez mobiliser votre CPF et faire une demande supplémentaire de financement. On appelle cette action l’abondement. Si le montant que vous disposez sur votre CPF ne suffit pas pour suivre une formation, il peut faire l’objet d’abondements complémentaires par pôle emploi. En pareil cas, le pôle emploi doit donner son accord sur le contenu de la formation que vous avez choisie. Pour obtenir un financement de pôle emploi, vous devez donner les raisons qui vous motivent à faire une demande de formation.

Il existe plusieurs dispositifs pour financer une formation par pôle emploi. L’un d’entre eux est l’AIF (Aide Individuelle à la Formation). Toutefois, il existe des conditions à respecter pour y prétendre. Tous les demandeurs d’emploi n’y sont donc pas éligibles.

Comment demander l’AIF ?

Par le passé, le processus pour demande l’AIF pouvait prendre du temps. Les échanges d’informations entre le demandeur d’emploi, l’organisme de formation, et pôle emploi n’étaient pas aisés. Désormais, grâce à la plateforme KAIROS, la démarche de demande de devis AIF à Pôle emploi est simplifiée. Il vous suffit de trouver une formation sur le site de pôle emploi. Ensuite, vous devez demander un devis à l’organisme de formation et lui donner votre identifiant pôle emploi. Le centre de formation met le devis à votre disposition directement sur votre espace personnel pôle emploi.

Vous aurez à vous connecter à votre espace personnel pour valider ou refuser le devis mis à votre disposition par l’organisme de formation. En parallèle, vous devez prendre contact avec votre conseiller pôle emploi pour l’informer de votre demande. Vous devez également justifier que la formation demandée est nécessaire dans le cadre de votre projet de retour à l’emploi ou de création/reprise d’entreprises.

Comment valider un devis de formation sur Pôle emploi ?

Pour valider un devis de formation, connectez-vous au site du pôle emploi. Cliquez ensuite sur « Espace Personnel » afin de vous connecter à votre espace. Vous verrez une rubrique indiquant « Ma recherche d’emploi ». Appuyez sur « Mon parcours formation ». Après cela, cliquez sur l’onglet qui affiche « Mes demandes de financement ». Vous verrez alors  vos demandes de financement s’afficher ainsi que le statut du devis lorsque vous appuyez sur le point correspondant. En cliquant sur la partie qui y est relative, votre devis s’affichera avec l’accès à diverses informations.

Pa la suite, vous devez valider le devis qui est en attente de validation. Pour cela, on vous pose trois questions. Répondez-y ! Après avoir répondu aux questions, vous acceptez ou refusez ainsi le devis. L’acceptation du devis validera les réponses que vous apportez aux trois questions. Lorsque votre accord est validé, pôle emploi recevra le devis pour le traiter. Il y aura donc une modification au niveau du statut de l’état d’avancement.

Après cette étape, vous verrez s’afficher une confirmation de l’envoi de votre demande auprès de pôle emploi. Dès lors, vous serez informé par pôle emploi lorsque votre devis est accepté ou refusé. Vous pourrez voir cette information sur votre espace personnel. Qu’il soit accepté ou refusé, l’état d’avancement de votre devis sera mis à jour.

Comment contacter KAIROS de Pôle emploi ?

Pour toutes vos questions ou préoccupations concernant la formation professionnelle de Pôle emploi, l’équipe KAIROS se met à votre disposition pour vous accompagner. Il existe différentes possibilités pour entrer en contact avec la plateforme KAIROS de pôle emploi. Vous pouvez contacter l’équipe par téléphone du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h. Vous pouvez également les joindre par mail ou faire une demande de rappel afin qu’on vous rappelle dans les plus brefs délais.

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En résumé

Grâce à la plateforme KAIROS qui favorise une transmission dématérialisée, les échanges d’informations entre le Pôle Emploi, l’organisme de formation, et le demandeur d’emploi deviennent plus faciles. En accord avec les évolutions du marché de travail, la plateforme KAIROS est une réponse au besoin de tous les acteurs du marché. Des milliers d’internautes visitent chaque mois la plateforme KAIROS. Cette dernière représente donc une ressource considérable pour le marché de la formation.

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